Vad får jag slänga 2025? Nya regler för kvitton och arkivering
Nytt år innebär inte bara nya möjligheter, utan också en chans att rensa i arkiven. För dig som företagare är det viktigt att veta vad som gäller kring arkivering av bokföringsmaterial.
Inför 2025 finns det två stora saker att hålla koll på: den klassiska 7-årsregeln och den nya lagen om digitala kvitton som trädde i kraft sommaren 2024. Här reder vi ut begreppen så att du vet exakt vad du kan slänga och vad du måste spara.
1. Vad får jag slänga 2025? (7-årsregeln)
Huvudregeln i bokföringslagen är att räkenskapsinformation ska sparas i sju år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
Detta innebär att under 2025 kan du äntligen slänga bokföringsmaterial som hör till räkenskapsår som avslutades 2017.
- Räkenskapsår som slutade 2017-12-31: 7-årsperioden började löpa 2018 och gick ut 2024-12-31. Från och med 1 januari 2025 är det fritt fram att gallra detta material.
- Brutet räkenskapsår (t.ex. slut 2017-06-30): Samma sak gäller här. Eftersom året slutade under 2017, räknas 7 år från utgången av 2017. Du kan alltså slänga detta material nu.
Viktigt undantag: Om ditt räkenskapsår slutade en bit in på 2018 (t.ex. januari 2018), måste du vänta ett år till (tills 2026).
2. Den nya lagen om digitala kvitton (från 1 juli 2024)
Den största nyheten för många företagare är lagändringen som trädde i kraft den 1 juli 2024. Denna lag moderniserade bokföringslagen rejält och innebär slutet för “skokartongsarkivering” för många.
Regeln i korthet: Om du har överfört räkenskapsinformation (t.ex. ett papperskvitto) till digital form, behöver du inte längre spara pappersoriginalet.
Vad innebär detta i praktiken?
- Papperskvitton: Om du får ett kvitto i pappersform och fotar/scannar in det i ditt bokföringsprogram (som Fortnox, Bokio eller Wrebit), så får du nu slänga papperskvittot direkt. Du behöver inte spara det i 3-4 år som de gamla reglerna krävde.
- Retroaktivt: Det bästa av allt är att detta gäller retroaktivt. Har du gamla pärmar med papperskvitton från 2022 eller 2023 som redan finns digitalt i ditt system? Då kan du i många fall slänga papperskopiorna nu.
- Digitala original: Om du får en faktura eller ett kvitto digitalt (t.ex. via mejl), ska det sparas digitalt. Att skriva ut det på papper räcker inte som arkivering, originalet är den digitala filen.
3. Vad räknas som räkenskapsinformation?
Det är inte bara fakturor och kvitton som ska sparas. Allt som behövs för att förstå företagets ekonomiska händelser omfattas av arkiveringskravet:
- Verifikationer: Kund- och leverantörsfakturor, kvitton, dagsrapporter.
- Bokföring: Grundbok och huvudbok (oftast digitalt i ditt program).
- Rapporter: Årsredovisning och årsbokslut.
- Avtal: Viktiga avtal och handlingar som påverkar affärshändelserna.
Snabbguide: Papper vs Digitalt 2025
Här är en enkel lathund för hur du ska hantera dina underlag under 2025:
| Typ av underlag | Vad gör du? | Arkiveringskrav |
|---|---|---|
| Papperskvitto (som du fotar) | Du fotar/scannar in det i appen. | Släng papperet. Spara den digitala bilden i 7 år. |
| Papperskvitto (ej digitaliserat) | Du sätter in det i en pärm. | Spara papperet i 7 år. |
| Digitalt kvitto (PDF/Mejl) | Du laddar upp det i bokföringen. | Spara filen i 7 år. (Utskrift är valfritt). |
| Pappersfaktura (som du scannar) | Du scannar in den. | Släng papperet. Spara den digitala filen i 7 år. |
Sammanfattning
2025 är året då vi på allvar kan lämna pappersarbetet bakom oss.
- Rensa ut allt material från räkenskapsår som slutade 2017.
- Utnyttja den nya lagen: Fota dina papperskvitton och släng dem sedan.
- Se till att ditt bokföringsprogram har bra backup, så att din digitala arkivering är säker.
Har du inte gått över till ett helt digitalt flöde än? Då är 2025 definitivt året att göra det. Jämför de bästa bokföringsprogrammen här på sajten för att hitta ett som stödjer smidig kvittohantering.