Byta bokföringsprogram – Så gör du (Steg för steg)
Många företagare drar sig för att byta bokföringsprogram. Man är rädd att historik ska försvinna, att det ska bli krångligt eller att Skatteverket ska knacka på dörren.
Men sanningen är att det är väldigt enkelt att byta i Sverige, tack vare en gemensam standard som kallas SIE. Här går vi igenom hur du gör, steg för steg.
Vad är en SIE-fil?
SIE (Standard Import Export) är ett filformat som alla svenska bokföringsprogram stödjer. Det är en fil som innehåller all din bokföringshistorik: verifikationer, kontoplan, saldon och budget.
När du byter program är det i princip så enkelt som att:
- Exportera en SIE-fil från det gamla programmet.
- Importera SIE-filen i det nya programmet.
Steg för steg: Så byter du
1. Välj rätt tidpunkt
Det absolut smidigaste är att byta vid ett årsskifte. Då stänger du det gamla året i det gamla programmet, och börjar på ny kula i det nya.
Men det går att byta mitt i ett år också. Då importerar du bara bokföringen fram till dagens datum.
2. Exportera data från det gamla systemet
Logga in i ditt nuvarande program (t.ex. Visma eller Bokio) och leta efter “Export”. Välj formatet SIE4 (det vanligaste formatet för transaktioner).
Viktigt: Glöm inte att även exportera dina kund- och leverantörsregister. Dessa ligger oftast inte i SIE-filen utan exporteras separat som Excel- eller CSV-filer.
Varning: Vissa program (t.ex. Bokio) har fått kritik för att det kan vara svårt att komma åt sin data om man avslutat sitt abonnemang. Se till att exportera din SIE-fil innan din prenumeration löper ut!
3. Spara underlag
SIE-filen innehåller bara siffrorna. Den innehåller oftast inte bilderna på dina kvitton och fakturor. Se till att ladda ner alla underlag från det gamla systemet och spara dem säkert (t.ex. på en hårddisk eller i en molntjänst). Enligt lag måste du spara räkenskapsinformation i 7 år.
4. Importera i det nya systemet
Starta ditt nya program (t.ex. Fortnox eller SpeedLedger). I uppstartsguiden får du oftast frågan: “Vill du importera bokföring?”. Ladda upp din SIE-fil.
5. Kontrollera saldon
När importen är klar, ta ut en balansrapport från både det gamla och det nya systemet. Jämför slutsummorna. De ska vara exakt lika. Om de diffar har något gått fel vid importen.
Vanliga frågor
Kostar det något att byta? Själva flytten kostar inget, men du kan ha uppsägningstid på ditt gamla abonnemang.
Vad händer med mina gamla fakturor? Obetalda kundfakturor måste du ofta lägga in manuellt i det nya systemet för att kunna pricka av dem när kunden betalar, om de inte följer med via en specialimport.
Kan jag byta från Excel? Om du bokfört i Excel har du ingen SIE-fil. Då måste du oftast mata in ingående balanser manuellt i det nya programmet. Det är lite mer jobb, men värt det för att komma in i ett riktigt system.
Slutsats
Låt inte rädslan för teknik hindra dig från att byta till ett bättre verktyg. Har du vuxit ur ditt gratisprogram? Är du trött på krångliga gränssnitt? Byt! Det tar oftast mindre än en timme att få över datan.