Bokföring för E-handel – En komplett guide
Att bokföra för en e-handel skiljer sig markant från att bokföra för en konsultfirma. Istället för att skicka fem fakturor i månaden kanske du har femhundra småordrar. Att hantera detta manuellt är inte bara tråkigt – det är i princip omöjligt.
Här går vi igenom vad du som e-handlare måste tänka på för att inte drunkna i administration.
1. Integrationer är A och O
Det absolut viktigaste valet du gör är att välja ett bokföringsprogram som kan “prata” med din webbutik.
Om du använder Shopify, WooCommerce eller Wix, vill du att varje försäljning automatiskt ska skickas till bokföringen.
- Fortnox: Marknadsledande på detta. Har färdiga kopplingar till nästan allt. (Tänk på att en integrationslicens ofta tillkommer på månadskostnaden).
- Visma eEkonomi (Spiris): Också mycket bra stöd för e-handel.
Utan integration måste du manuellt sitta och bokföra dagsförsäljning, vilket snabbt blir ohållbart.
2. Hantera betallösningar (Klarna, Stripe, PayPal)
Detta är en klassisk fälla. När kunden betalar med Klarna får du inte pengarna direkt. Klarna drar dessutom en avgift innan de betalar ut resten till dig.
Du måste bokföra:
- Försäljningen (när kunden köper).
- Klarnas avgift (en kostnad för dig).
- Utbetalningen från Klarna till ditt bankkonto.
Många moderna integrationer sköter detta automatiskt, vilket sparar enormt mycket tid och huvudvärk.
3. Säljer du utomlands? (OSS och Moms)
Säljer du varor till privatpersoner i andra EU-länder? Då måste du ha koll på OSS (One Stop Shop).
Tidigare behövde man momsregistrera sig i varje land man sålde mycket till. Nu kan du istället rapportera all EU-moms via en enda deklaration till Skatteverket i Sverige. Ditt bokföringsprogram måste ha stöd för att sortera ut vilken moms som ska till vilket land.
4. Lagerhantering
När du växer behöver du hålla koll på lagervärdet. Bokföringsmässigt är inköp av varor en tillgång (lager) tills dess att varan säljs – då blir det en kostnad (varukostnad).
Enklare program hanterar inte lager alls. Då får du göra manuella justeringar vid bokslut. Större system som Fortnox har inbyggda lagermoduler som håller koll på lagervärdet i realtid.
Sammanfattning
För en e-handlare är bokföringsprogrammet inte bara ett nödvändigt ont, det är en del av din IT-infrastruktur.
Våra rekommendationer: